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DATENSCHUTZ

 

 

Datenschutzerklärung für Aktionäre und Bevollmächtigte der virtuellen Hauptversammlung der TAKKT AG

TAKKT AG (nachfolgend auch: „wir“ oder „uns“) bietet Ihnen mit der vorliegenden Datenschutzerklärung Informationen im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer virtuellen Hauptversammlung im Jahr 2026 einschließlich der Nutzung der Webseite www.takkt.de/investoren/hauptversammlung/ (nachfolgend: „InvestorPortal“). Hierbei legen wir einen besonderen Wert auf den vertrauensvollen und sicheren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. Der Begriff der Verarbeitung umfasst dabei den kompletten Prozess von der Erfassung über die Speicherung, Bearbeitung und/oder Weitergabe bis Löschung der Daten (nachfolgend: „verarbeiten“). Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen und dieser direkt oder indirekt zugeordnet werden können (etwa Name, Adresse, E-Mail-Adresse).

Soweit Sie als Aktionär einen Dritten zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und/oder zur Ausübung Ihrer Rechte bevollmächtigen, haben Sie den Bevollmächtigten über die Datenverarbeitung seiner personenbezogenen Daten durch uns zu informieren.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

TAKKT AG

Presselstraße 12

70191 Stuttgart

Deutschland

 

E-Mail-Adresse: service@takkt.de

Telefon: +49 711 3465-80

2. Name und Anschrift unseres Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

TAKKT AG

zu Hd. Herrn Ismet Gülkanat

Presselstraße 12

70191 Stuttgart

Deutschland

 

E-Mail-Adresse: datenschutz(at)takkt.de

3. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung

Wir verarbeiten von Aktionären und Bevollmächtigten die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Vor- und Nachname;
  • Anschrift;
  • Daten im Zusammenhang mit der Aktienbeteiligung, etwa Aktienanzahl, Besitzart der Aktien (Fremd- oder Eigenbesitz), Informationen zum Nachweis des Anteilbesitzes wie Nummer des Depotkontos, Name des Kontoinhabers, eindeutige Kennung des Aktionärs oder Bevollmächtigten;
  • Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, etwa Angaben auf der Eintrittskarte, Informationen zu Anträgen, Fragen oder Wahlvorschlägen;
  • weitere Kontaktdaten, etwa E-Mail-Adresse;
  • Inhaltsdaten der Kommunikation, z.B. bei Fragen an uns oder bei einem Widerspruch zum notariellen Protokoll; und
  • Nummer der Anmeldebestätigung und Internet-Zugangscode.

Die Daten verarbeiten wir zur ordnungsgemäßen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie der Erfüllung unserer aktien-, aufsichts-, wertpapier-, handels- oder steuerrechtlichen Verpflichtungen, etwa Versendung der Einladungen zur Hauptversammlung, Pflicht zur Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses sowie Aufbewahrung der Nachweise der Bevollmächtigung für die Stimmrechtsvertretung oder zur Stimmabgabe durch Briefwahl. Dies umfasst auch die Aufnahme aller an der Hauptversammlung teilnehmenden Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten in das von Gesetzes wegen zu führende Teilnehmerverzeichnis. Im Falle einer Anmeldung für die virtuelle Hauptversammlung gleichen wir Ihre Eintrittskarten-Nummer, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Anschrift und Ihre Aktienanzahl mit den Daten Ihrer Depotbank ab, um Ihren Aktionär-Status zu prüfen. Im Falle eines Antrags auf Ergänzung der Tagesordnung, bei Gegenanträgen oder Wahlvorschlägen müssen wir einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten nach Maßgabe der aktienrechtlichen Vorgaben veröffentlichen. Vorab eingereichte Stellungnahmen nach § 130a AktG veröffentlichen wir vorab auf dem InvestorPortal unter Nennung des Namens des einreichenden Aktionärs bzw. Bevollmächtigten. Bei der Ausübung des Rederechts und bei Auskunftsverlangen in der Hauptversammlung wird ggf. der Name des jeweiligen Aktionärs bzw. Bevollmächtigten genannt.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 118 ff. Aktiengesetz (nachfolgend: „AktG“) oder sonstigen aktien-, aufsichts-, wertpapier-, handels- oder steuerrechtlichen Vorgaben, soweit die Verarbeitung erforderlich ist, um eine rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, zu erfüllen. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anmeldungen zur Hauptversammlung nach § 123 Abs. 2 und 3 AktG in Verbindung mit § 12 Satzung der TAKKT AG sowie der Pflicht zur Erstellung und Zugänglichmachung des Teilnehmerverzeichnisses nach § 129 AktG.

Im Übrigen stützen wir die Verarbeitung auf die Wahrung unserer überwiegenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Dies gilt im Besonderen für die Organisation und Durchführung der Hauptversammlung in virtueller Form. Unsere berechtigten Interessen in diesen Fällen sind die ordnungsgemäße Abwicklung der Hauptversammlung, die Bearbeitung von Anfragen und der gesundheitliche Schutz aller Beteiligten; diese Interessen überwiegen Ihre Interessen daran, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeitet werden, da wir auf ein angemessenes Datenschutzniveau achten, die Verarbeitung auf ein absolutes Minimum beschränken und Sie im Rahmen einer Anfrage an uns selbst entscheiden können, welche Informationen Sie uns übermitteln.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, soweit eine Verarbeitung der Daten nicht mehr erforderlich ist und sofern wir nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind. Demnach erfolgt eine Löschung, wenn mögliche Haftungsrisiken abgelaufen sind und wir aufgrund von Aufbewahrungspflichten, die sich etwa aus den einschlägigen aktien-, kapitalmarkt-, aufsichts- und steuerrechtlichen Vorgaben ergeben, nicht zu einer darüberhinausgehenden Speicherung verpflichtet sind. Im Regelfall beträgt die Speicherdauer bei Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung bis zu 3 Jahre, im Einzelfall bis zu 10 Jahren.

4. Besuch des InvestorPortals

Beim Besuch unserer Webseite verarbeiten wir aus technischen Gründen die folgenden Angaben:

  • Name der abgerufenen Datei,
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs,
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
  • Browsertyp und -version,
  • ggf. Referrer URL (die zuvor besuchte Seite) und
  • IP-Adresse.

Die Verarbeitung dieser Daten durch das System ist notwendig, um eine technische Auslieferung der Webseite an Ihren Rechner zu ermöglichen. Darin ist auch unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zu sehen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles (einschließlich der IP-Adresse) ist dies nach spätestens 32 Tagen der Fall, es sei denn, es wurde ein Angriff oder eine Bedrohung durch Sie erkannt.

5. Kontaktaufnahme mit uns

Soweit Sie mit uns über E-Mail oder einen anderen Kanal kommunizieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, etwa

  • Kontaktdaten, z.B. Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse und
  • Inhaltsdaten der Kommunikation, z.B. Betreff und Nachricht.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Demnach ist uns eine Datenverarbeitung gestattet, soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Im Übrigen stützen wir die Datenverarbeitung auf unsere überwiegenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Unsere berechtigten Interessen in diesen Fällen sind die ordnungsgemäße Abwicklung der Hauptversammlung und die Bearbeitung von Anfragen; diese Interessen überwiegen Ihre Interessen daran, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeitet werden, da wir auf ein angemessenes Datenschutzniveau achten, die Verarbeitung auf ein absolutes Minimum beschränken und Sie im Rahmen einer Anfrage an uns selbst entscheiden können, welche Informationen Sie uns übermitteln.

Bitte beachten Sie, dass die Daten im Internet allgemein nicht immer sicher übertragen werden können. Besonders im E-Mail-Verkehr kann der Schutz beim Datenaustausch nicht garantiert werden. Wir bitten Sie, keine sensiblen Daten per E-Mail an uns zu übermitteln.

6. Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung über das InvestorPortal

Die Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) durchgeführt.

TAKKT AG bietet Ihnen über das InvestorPortal die Möglichkeit, an der virtuellen Hauptversammlung im Jahr 2026 teilzunehmen und Ihr Stimmrecht auszuüben.

Im Rahmen des Login-Prozesses sowie während der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen:

  • Nummer der Anmeldebestätigung;
  • Internet-Zugangscode auf Ihrer Anmeldebestätigung;
  • Ihre IP-Adresse sowie
  • den Zeitpunkt des Zugriffs auf Ihr Nutzerkonto (gemeinsam: „Login-Daten“).

Die Verarbeitung dieser Daten durch das System ist notwendig, um eine technische Auslieferung der Webseite an Ihren Rechner zu ermöglichen und im Falle einer Inaktivität aus Sicherheitsgründen einen automatischen Logout durchzuführen. Darin ist auch unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zu sehen.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Durchführung des Logins ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung ist dies der Fall, wenn der Livestream beendet ist.

7. Weitergabe der Daten an Empfänger

Datenkategorien

Empfänger

Daten im Sinne der Ziffern 3 bis 6

C-HV AG, Gewerbepark 10, 92289 Ursensollen für die Vorbereitung (insbes. Druck und Versand von personalisierten Unterlagen, Einladungsprozess), Durchführung (insbes. Anmeldeprozess, Abstimmungsdatenerfassung und Bereitstellung des InvestorPortals) und Nachbereitung der Hauptversammlung. Die Gesellschaft wird für uns als Auftragsverarbeiter nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO tätig und handelt ausschließlich nach unseren Weisungen.

Daten innerhalb des Teilnehmerverzeichnisses, d.h. Name, Wohnort, Aktienzahl und Besitzart (§ 129 Abs. 1 S. 2, Abs. 4 AktG).

Teilnehmer der Hauptversammlung; Notarin.

Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 AktG); Gegenanträge und Wahlvorschläge (§§ 126, 127 AktG); Auskunftsverlangen des Aktionärs (§§ 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 4, 131 Abs. 1 AktG); Stellungnahmen (§ 130a AktG); Redebeiträge (§§ 118 Abs. 1 S. 2 Nr. 7, 130a Abs. 5 und 6 AktG); Widerspruch gegen Beschlüsse (§ 118a Abs. 1 S. 2 Nr. 8 AktG)

Teilnehmer der Hauptversammlung; Aktionäre; Veröffentlichung über Bundesanzeiger und/oder Webseite soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Daten im Sinne der Ziffern 3 bis 6

IT-Dienstleister, die allgemeine IT-Systeme bereitstellen (zum Beispiel E-Mail und File-Server).

Abhängig von gesetzlichen Vorschriften, die Übermittlung regeln

Öffentliche Stellen, etwa Aufsichtsbehörden.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

8. Quellen, aus denen wir Ihre personenbezogene Daten erlangen

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich direkt von Ihnen.

Im Falle einer Anmeldung auf dem InvestorPortal gleichen wir Ihre Nummer der Anmeldebestätigung, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Anschrift und Ihre Aktienanzahl mit den Daten Ihrer Depotbank ab, um Ihren Aktionärsstatus zu prüfen.

Im Falle der Anmeldung für die virtuellen Hauptversammlung erhalten wir die Informationen zum Nachweis des Anteilsbesitzes vom Letztintermediär.

Im Falle einer Stimmrechtsvertretung haben wir Ihren Namen und Ihre Anschrift vom jeweiligen Aktionär erhoben, der Sie um die Vertretung gebeten hat.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht generell verpflichtend.

Soweit Sie jedoch als Aktionär oder als Bevollmächtigter an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen und/oder Ihr Stimmrecht ausüben möchten, ist dafür der Nachweis Ihrer Berechtigung erforderlich (§ 123 Abs. 2 und 3 AktG in Verbindung mit § 12 der Satzung der TAKKT AG). Bei einer Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und/oder der Ausübung des Stimmrechts ist es daher erforderlich, dass Sie uns die genannten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, ist eine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und eine Ausübung des Stimmrechts nicht möglich.

Zudem sind wir gesetzlich verpflichtet, ein Teilnehmerverzeichnis mit Ihrem Namen, Wohnort, Aktienzahl und Besitzart zu erstellen, dieses Verzeichnis vor der ersten Abstimmung allen Teilnehmern zugänglich zu machen und jedem Aktionär auf Verlangen bis zu zwei Jahren nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren (§ 129 Abs. 1 S. 2, Abs. 4 AktG). Aktionäre, die Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, werden unter Offenlegung ihres Namens im Teilnehmerverzeichnis aufgeführt.

10. SSL-Verschlüsselung

Unser InvestorPortal nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel der Anfragen, die Sie an uns als Webseitenbetreiber senden, eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

11. Rechte der betroffenen Person

Soweit wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO. Nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben stehen Ihnen daher die im Folgenden genannten Rechte gegenüber uns zu:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen. Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. Art. 15 DSGVO).
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung oder Einschränkung (Art. 17 und 18 DSGVO): Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen, etwa wenn die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir diese erhoben haben, nicht mehr erforderlich ist.
  • Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO): Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegen uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber uns das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem bestimmten Format zu erhalten oder diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (vgl. Art. 20 DSGVO).
  • Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie können gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns bei einer Datenschutzbehörde Beschwerde einlegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat, in dem Ihr gewöhnlicher Aufenthaltsort oder Arbeitsplatz ist oder es zu einer vermeintlichen Verletzung anwendbarer Datenschutzgesetze gekommen ist (vgl. Art. 77 DSGVO).

Die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde an unserem Firmensitz lauten:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstr. 20
70173 Stuttgart

Telefon 0711/615541-0
E-Mail: poststelle(at)lfdi.bwl.de

Recht auf Widerspruch

Zudem haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns einzulegen, und zwar aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten (Art. 21 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO).

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden wir im Falle eines Widerspruchs im Regelfall einstellen, soweit wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheit überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Zur Ausübung Ihrer vorgenannten Rechte müssen bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein und in bestimmten Fällen können Ihre Rechte aufgrund rechtlicher Ausnahmen, insbesondere der in Art. 17 Abs. 3 und Art. 22 Abs. 2 der DSGVO oder in nationalen Gesetzen enthaltenen Ausnahmen, eingeschränkt sein.

Bei allgemeinen Fragen oder Fragen zur Ausübung Ihrer Rechte, kontaktieren Sie uns bitte unter den in Ziffer 1 oder Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten.

Stand: April 2026